top of page

Como usar o Trello?

      Bastante conhecido, o Trello é uma ferramenta de gestão que pode te ajudar muito. Com funcionalidades práticas e um layout simples, o Trello é um dos mais fáceis softwares de serem usados para organização de tarefas próprias ou entre equipes.

        Como definido pelo próprio aplicativo: Trello é uma ferramenta de colaboração que organiza seus projetos em quadros. De relance, Trello informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo está em um processo. A proposta é organizar tudo, junto.

        Alguns benefícios do Trello incluem:

  1. Ajuste para língua portuguesa

  2. Acesso pelo site ou pelo aplicativo

  3. Praticidade de se arrastar os itens

  4. Organização visual

  5. Uso gratuito para quase todas as funcionalidades

  6. Possibilidade de vincular e sincronizar outros aplicativos

  7. Extra: tem o Taco, o mascote, que sempre dá dicas de como otimizar sua vida

        Para uso pessoal, o Trello serve basicamente como uma agenda virtual onde você pode juntar todas as obrigações e metas para manter um bom controle sobre o andamento delas. Por ser muito personalizável, você pode escolher como fazer as separações que deseja, incluindo data limites, etiquetas, fotos, links e até checklist. Indico muito se você quiser fazer sua lista mestra e definir suas tarefas diárias nele! Você pode, por exemplo, criar uma lista para cada mês e colocar um cartão para cada semana com um checklist de três tarefas por dia. (Não sabe do que estou falando? Confere a explicação aqui!) 

        Já para uso em equipes, que foi o motivo do Trello originalmente ter sido criado, ele serve para dividir, acompanhar e manter o registro das atividades desenvolvidas, proporcionando maior alinhamento e colaboração por parte de todos. Com a possibilidade de marcar os perfis, estes são avisados dos prazos definidos e de mudanças realizadas nos cartões que fazem parte, o que facilita muito a comunicação e a organização.

       O Trello foi desenvolvido com base na metodologia kanban, criada por Taiichi Ohno. Este método ágil se baseia em um quadro visual com as tarefas organizadas em cartões ou post-its coloridos divididas em três listas:

  1. Atividades para fazer (Lista "A fazer"/"To do")

  2. Atividades em andamento (Lista "Fazendo"/"Doing")

  3. Atividades feitas (Lista "Feito"/"Done")

      O kanban surgiu em 1940 em uma fábrica da Toyota no Japão. Seu objetivo era gerenciar os estoques da produção para evitar atrasos e, principalmente, desperdícios. Atualmente ele já foi generalizado para quase todos os processos, servindo para visualizar o trabalho, limitar o trabalho em andamento e maximizar a eficiência. É um processo para a melhoria constante no fluxo e qualidade dos serviços. 

       Parece legal, mas como usa na prática? O Trello apresenta a mesma divisão do kanban tradicional, na página inicial pode-se criar times, um time pode possuir um ou mais quadros, dentro deles cria-se listas e dentro de uma lista pode-se adicionar cartões. O ideal é ter um quadro por equipe ou tema, nele adiciona-se as pessoas que podem colaborar. Dentro do quadro você não precisa se limitar às três listas do kanban, pode adicionar quantas e quais quiser. As configurações de uma lista não são muitas, envolve apenas: 

  • criar cartão

  • copiar lista

  • mover lista, para mover uma lista pode-se simplesmente segurar, com o mouse ou o dedo no touch, e arrastar

  • seguir, que serve para você receber notificação de qualquer alteração em itens da lista

  • ordenar

  • arquivar, o Trello não apaga listas, ele apenas as deixa fora de vista 

       Já as configurações dos cartões são várias! Um cartão possui: nome, descrição, espaço para comentários e registro de todas as atividades feitas no cartão. O único item desses que é obrigatório ter é o nome (o registro de atividades é automático, então sempre vai ter também). Cada item extra que você adicionar deixará um ícone na visualização em miniatura do cartão, a descrição é simbolizada por vários tracinhos imitando um texto e os comentários são simbolizados por um balãozinho de fala com o número de comentários presentes. Fora isso, ainda pode-se incluir:

  • Membros, isso deixará as fotos de perfil adicionadas na miniatura do cartão;

  • Etiquetas, isso deixará apenas a cor da etiqueta ou o nome e a cor na miniatura, dependendo da configuração que colocar. Podem ser criadas muitas etiquetas, mas só existem 10 opções de cores para elas, devendo diferenciar por nomes se desejar mais do que essa quantidade;

  • Checklist, isso deixará uma caixinha com check e o número de itens da lista feitos (ex: 0/10, 2/6), que fica verde quando todos forem completados. É possível fazer mais de um checklist dentro do mesmo cartão, dando nomes para cada um. Também pode-se ocultar os itens já feitos, deixando mais limpa a visualização. Na hora de criar um novo checklist você ainda pode optar um importar um já existente, facilitando o processo. Outra coisa que ajuda é que você pode copiar listas de um documento ou planilha que estejam separados por enter, na hora de colar no trello, cada linha já vira um item diferente;

  • Data de entrega, isso deixará um reloginho com a data selecionada, que ainda muda de cor, amarelo se estiver com data próxima, vermelho se tiver passado o prazo e verde se foi dado como concluído. Além de determinar um dia e um horário, você pode definir um lembrete para aquele cartão, para ser avisado por notificação na antecedência selecionada;

  • Anexo, isso deixará um clipezinho com o número de anexos, se o anexo for outro cartão do Trello este aparecerá separado na contagem, ao lado do ícone do Trello. É aceito basicamente qualquer tipo de anexo, desde documentos até links, você ainda consegue personalizar o nome deles. Quando se adiciona uma imagem como anexo ela automaticamente se torna a capa do cartão, mas ela pode ser retirada da capa;

  • Capa, pode ser uma cor ou uma imagem e pode ocupar o topo do cartão ou o cartão todo, como fundo. Caso seja escolhida como fundo, os ícones em miniatura dos componentes do cartão são retirados.

Ainda se pode:

  • mover os cartões para outras listas, novamente a função de pegar e arrastar também  funciona;

  • copiar os cartões, inclusive já escolhendo o novo nome e novo local de destino;

  • criar um modelo de cartão, no qual você já preenche com algumas informações básicas de forma a facilitar a criação de muitos cartões parecidos;

  • seguir, que serve para você receber notificação de qualquer alteração no cartão e deixa um ícone de olho em sua miniatura;

  • arquivar;

  • compartilhar, nesse botão na verdade, além de conseguir ter acesso ao link do cartão para compartilhá-lo, você ainda consegue excluir o cartão e obter o endereço de email do cartão, pelo qual você consegue enviar informações e, assim, é criado um comentário automaticamente dentro do cartão. Legal demais, né?

         Não para por aí, na descrição é possível inserir caracteres e outros símbolos de maneira a formatar quase a seu bel prazer, assim consegue-se adicionar títulos, negritos, itálicos, tachados, cabeçalhos, listas por tópicos e subtópicos, listas numeradas, linhas separadoras, citações, escrito dentro de caixa, imagens, links e até formato de código, que aparece com fonte laranja. Sobre a divisão organizacional do Trello acho que é isso, explore e personalize do modo que preferir!

Ainda há algumas últimas configurações gerais dentro de um quadro, onde você pode:

  • alterar a visibilidade dele, entre time, particular e público;

  • convidar membros e alterar suas permissões, assim como stalkear sua atividade dentro do quadro

  • ver as suas notificações (em um sininho no cando superior direito ao lado da foto de perfil

  • dentro do menu (que possui um botão abaixo da sua foto de perfil):

    • adicionar descrição do quadro;​

    • alterar tela de fundo do quadro;

    • pesquisar cartões no quadro;

    • adicionar figurinhas aos cartões;

    • editar configurações;

    • criar e editar etiquetas;

    • visualizar os itens arquivados;

    • configurar os emails para o quadro;

    • seguir o quadro;

    • copiar o quadro;

    • imprimir e exportar o quadro;

    • fechar o quadro, que seria o equivalente a arquivar.

  • inserir automatizações com o butler​. Quando o Trello é realmente usado para agilizar processos o butler se torna uma ferramente muito importante, pois é uma espécie de programação de ações no Trello. Um exemplo simples é: sempre que colocar etiqueta de "em andamento", automaticamente mover para a lista "fazendo". Há também exemplos complexos, como: ao criar uma lista nova de projeto, adicionar automaticamente cartões pré-especificados com datas e tarefas padrão, notificar os membros e por aí vai.

  • adicionar poderes, que seriam os equivalentes aos complementos do Google forms (eu falei deles aqui). Os poderes permitem mais funcionalidades, desde visualizações diferentes, como calendário, até inserção de novas propriedades, como gráficos, fórmulas, bloco de notas escrito a mão livre, etc. É também com os poderes que se consegue sincronizar com outros aplicativos. Infelizmente, na versão gratuita apenas é possível ter um poder por quadro, eu indico o calendário, que te permite uma fácil visualização por prazos e te ajuda a organizar melhor seus afazeres.

Dicas finais de atalhos:

  1. O Trello já permite a configuração de mais de uma conta, o que facilita a troca entre contas sem precisar fazer login novamente. Essa funcionalidade é encontrada clicando na sua foto de perfil!

  2. Você consegue ter uma visão geral de todos os seus cartões, ou seja, aqueles em que você foi adicionado, e até pode filtrá-los. Basta clicar na sua foto de perfil e depois em "cartões".

  3. Clicar "q" no seu teclado faz com que todos os cartões nos quais você não foi adicionado desapareçam dentro do quadro, facilitando a identificação de quantas e quais tarefas precisa fazer.

  4. O Trello oferece uma quantidade enorme de templates de diferentes áreas, você pode começar os usando e se inspirando neles.

  5. Você pode favoritar quadros para eles aparecerem sempre no topo da sua página inicial.

       Pode parecer muita coisa, mas na verdade é bem fácil de começar a usar e, com o costume, aprender a mexer melhor no Trello. Fiz um PDF resumido com ilustrações para você baixar e consultar sempre que precisar.

      Qualquer dúvida pode me perguntar, tanto por aqui ou pelas redes sociais! Você já usou o Trello? Conhecia todas as suas funcionalidades?

©2024 por Ser de Maestria. Produzido por Bárbara Barnabé.

bottom of page