O dia tem apenas 24h, pelo menos um quarto dele deveria ser ocupado pelo sono (os especialistas, na verdade, recomendam 8h) e, geralmente, as pessoas ainda trabalham ou estudam, o que o gasta, em média, de 6h a 8h diárias. Resta, então, no máximo, por volta de 10h para fazer tudo o que precisa ser feito. Olhando apenas o número parece até muito, mas ao comparar com a lista de tarefas a serem feitas, este número se torna insuficiente.

 

        A maioria das pessoas atualmente enche suas agendas com compromissos e afazeres, muitos acreditam de dessa forma vão aprender mais, realizar mais e serem mais bem sucedidos. A verdade, entretanto, é bem o oposto, como nós temos uma quantidade finita de tempo e de energia, é essencial saber focar seus esforços em poucas coisas para atingir melhores resultados nelas, por isso é importante priorizar.

 

     Quando você pensa em grandes artistas ou famosos esportistas percebe que eles se dedicaram prioritariamente a uma atividade apenas para alcançar sucesso nela. Não é comum, nem fácil, ser o melhor violinista do mundo e, ao mesmo tempo, o melhor jogador de basquete, por exemplo. Na verdade, é praticamente impossível, pois ambas as competências necessitam de uma grande dedicação para serem aprimoradas.

 

        Então, por que é tão comum as pessoas quererem ser especialistas em várias coisas? Nossa sociedade tem se tornado cada vez mais competitiva, o que faz as pessoas buscarem cada vez mais conhecimentos e desenvolver habilidades, e como as informações estão cada dia mais amplamente acessíveis, fica fácil se perder em meio a tanta oportunidade. Além disso, o ser humano tem muita dificuldade em tomar decisões, principalmente aquelas que envolvem renunciar a alguma coisa.

 

       A notícia boa é que uma grande ferramenta prática para se tomar decisões surgiu há meio século atrás! Ela foi criada por um cara bastante ocupado e mestre da produtividade: Dwight Eisenhower, o 34º Presidente Americano. A Matriz de Eisenhower foi elaborada de forma a facilitar a definição de prioridades para suas tarefas, assim, as mais importantes não são esquecidas ou deixadas de lado mesmo que novas tarefas apareçam.

 

       A matriz funciona com base em uma divisão em quatro quadrantes em um plano de dois eixos, um de Importância e outro de Urgência. Cada um desses quadrantes recebe um valor de 1 a 4 baseado na sua prioridade, sendo 1 o mais prioritário e o 4 o menos, que inclusive pode ser ignorado, uma vez que consistem em atividades de baixa importância e baixa urgência. Antes de explicar melhor cada um dos quadrantes, vou mostrar quais os principais benefícios da Matriz de Eisenhower:

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• Priorização de tarefas mais urgentes e importantes para si ou para a organização;

• Melhoria nos índices de produtividade;

• Saber por onde começar;

• Maior organização e clareza das atividades;

• Foco no que realmente importa;

• Resolução de eventuais problemas;

• Maior agilidade na execução de tarefas;

• Redução da ansiedade;

• Favorecimento da razão em detrimento da emoção;

• Tomadas de decisão mais assertivas.

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     Bem, vamos aos dois eixos, primeiro é importante ressaltar a diferença entre urgente e importante, muitas pessoas confundem os dois termos. Urgência está intimamente ligada ao tempo. Se refere à uma coisa inesperada, que surge de fora e exige uma resposta em um curto espaço de tempo, por isso está geralmente associado ao estresse. Tudo que é urgente demanda atenção e prioridade devido ao seu limite de tempo para ser feito, uma vez que esse prazo acaba, a tarefa já se torna insignificante. Importância, por outro lado, é um conceito que ocorre de dentro para fora, o nível de importância de uma mesma atividade varia de uma pessoa para outra. Ele se refere principalmente ao tamanho do impacto ou do risco envolvido em priorizar ou não determinada tarefa a médio e longo prazo. Por isso, geralmente estão relacionadas às metas e objetivos pessoais ou empresariais, dessa forma também necessitam de prioridade.

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“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” – Dwight Eisenhower

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        Exemplos de atividades urgentes são o alarme do fogão ou o interfone tocando, você para o que estiver fazendo para dar atenção. Não precisa ser algo tão imediato, se você sentir dor em algum lugar, por exemplo joelho, você não precisa ir para o hospital imediatamente, mas é bom que você dê atenção com uma certa urgência, não só depois de um ano. Por outro lado, atividades importantes podem ser comprar ou trocar o carro, assim como fazer atividade física todo dia, são coisas que você quer muito, mas que se algo urgente aparece, você facilmente abre mão, você deixa de fazer exercício para ir no hospital e gasta o dinheiro que está economizando no carro para fazer uma cirurgia no joelho, se precisar.

 

       E como a Matriz de Eisenhower ajuda? Ela serve como uma ferramenta visual para te mostrar quais tarefas devem ser priorizadas de forma lógica. Seu uso é muito simples, basta classificar cada atividade em relação a sua importância e a sua urgência. São apenas quatro opções existentes: urgente e importante (fator 1), importante mas não urgente (fator 2), urgente mas não importante (fator 3) e nem urgente e nem importante (fator 4). Após categorizar todas suas tarefas, é hora de encaixá-las na matriz:

 

• No primeiro quadrante estarão as tarefas prioritárias, aquelas que é preciso que você faça agora. Entrarão situações de crise, controles de pânico e outras atividades que são executadas por instinto.

• No segundo quadrante estarão as tarefas que você precisa agendar com organização de forma a fazê-las no seu tempo disponível. Para estas atividades são necessários preparação, estudo, treino, foco e calma.

• No terceiro quadrante estarão as tarefas que você deve procurar delegar e, se não for possível, fazer da maneira mais rápida possível. Nele conterá as distrações e as interrupções.

• No último quadrante estarão as tarefas que geralmente precisam ser eliminadas, reflita novamente porque elas estão na sua lista. Se elas não acrescentarem nada para você, não faz sentido realizá-las. Aqui também pode entrar jogos ou momentos de diversão excessivos.

 

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        Deu para perceber que seu maior foco deve ser no quadrante 2, certo? Neste quadrante estão as coisas que, apesar de não serem urgentes, são importantes e estão relacionados aos seus objetivos. Um dos maiores erros das pessoas é ficar completamente ocupado com as tarefas do quadrante 1, de forma que raramente sobra tempo para as outras. Vamos às dicas finais:

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1. Lembre-se de que manter sua matriz atualizada é fundamental, afinal sempre novas atividades aparecem!

2. Não exagere na quantidade de tarefas dentro da matriz, não coloque absolutamente tudo que você precisa fazer, dê uma filtrada!

3. Combata a procrastinação! Não adianta fazer a matriz e não realizar as tarefas. Uma boa dica é identificar na sua lista de atividade qual era o quadrante dela e quanto tempo gastou na realização, isso te dará maior controle da execução dos seus compromissos.

 

        Por último, mas não menos importante, a Matriz de Eisenhower pode ser adaptada para outra ferramenta virtual, como o Trello, o que ajuda a manter tudo ainda mais organizado. Em resumo, tenho certeza de que você realmente tem muitas coisas para fazer, logo, não acrescente o processo de definir prioridades como mais um item, utilize a Matriz de Eisenhower!

 

       Você tem dado a devida atenção às suas tarefas importantes? Tem conseguido se planejar para realizá-las? Já conhecia a Matriz de Eisenhower? Vai experimentar?

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