Como usar o Google Forms?
Provavelmente você já respondeu mais de um formulário do Google só esse ano. Devido a sua facilidade, sua praticidade e sua utilização gratuita, bastando apenas uma conta na Google, é uma das ferramentas de criação de formulários mais usadas atualmente.
Formulários tem diversas funções, seus usos mais comuns são para inscrição e pesquisa de opinião, mas podem ser usados para muitas outras coisas, como teste/quiz pessoal, prova avaliativa, pesquisa de mercado, obtenção de informações pessoais, lista de presença, envio de mensagens anônimas, avaliação de produtos ou serviços, etc.
Você já precisou fazer um formulário e não sabia como? Já quis facilitar algum processo e não conseguiu criar um formulário? Já respondeu diversos formulários e sempre quis aprender a fazer um? Seu momento chegou!
OBS: Caso prefira há um resumo com as instruções em PDF com imagens no fim ;)
O primeiro passo é logar na sua conta do Google e abrir o Google Drive. Em seguida vai clicar no botão "Novo" e depois em "Mais". Formulários Google é a primeira opção que aparece, você pode escolher criar um em branco ou com base em um modelo. Existem 12 modelos diferentes que você pode escolher para editar ao invés de criar um novo do zero. Bem, eu vou explicar como construir um completamente novo. Quando criado, por padrão, o formulário já apresenta um título, "Formulário sem título", e uma pergunta de múltipla escolha.
Há um menu lateral na direita que possui as principais ações para fazer dentro do formulário, são elas:
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adicionar uma nova pergunta
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importar perguntas
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adicionar título e descrição
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adicionar imagem
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adicionar vídeo (apenas aceita do YouTube)
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adicionar seção
Cada seção aparece em uma página diferente na hora de responder o formulário, logo a divisão em seções serve, principalmente, para organizar formulários grandes por subtemas, mas, podem também, serem usadas para direcionar perguntas específicas com base em respostas anteriores. Cada seção possui obrigatoriamente um título, se o espaço for deixado em branco aparecerá o nome da primeira seção em todas (que por padrão é "Formulário sem título"), e uma descrição facultativa. Nas três bolinhas no canto superior direito de cada seção é possível duplicá-la, movê-la, excluí-la e mesclá-la com a seção anterior. Além disso, nas duas setinhas é possível ocultar as opções de respostas de cada pergunta da seção, facilitando uma visão sistêmica das perguntas da seção e ideal para uma conferência final. Abaixo do fim da seção, se houver mais de uma, é possível indicar qual a próxima seção deverá ser mostrada após. Essa função é muito útil para quando há seções específicas de cada resposta e nem todas as seções precisam ser respondidas por todas as pessoas.
As perguntas são efetivamente o cerne do formulário e o Google oferece 11 diferentes opções de perguntas com diferentes respostas:
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Resposta curta - apresenta um espaço pequeno para resposta
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Parágrafo - apresenta um espaço grande para resposta
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Múltipla escolha - permite a seleção de apenas 1 opção por pergunta
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Caixa de seleção - permite a seleção de várias opções por pergunta
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Lista suspensa - permite a seleção de 1 opção em formato de lista, que é aconselhável quando se tem muitas alternativas, o que deixaria a pergunta super longa
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Upload de arquivos - permite o carregamento de arquivos, existem diversas configurações, como qual tipo, qual tamanho máximo e qual número máximo de arquivos
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Escala linear - consiste na avaliação de algo em nota escalar
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Grade de múltipla escolha - permite apenas 1 seleção por linha dentre alguns tipos de respostas comuns a diversos tópicos
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Grade da caixa de seleção - permite várias seleções por linha dentre alguns tipos de respostas comuns a diversos tópicos
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Data - fornece um calendário para a seleção de uma data
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Horário - fornece um relógio para a seleção de um horário
Dentro de cada pergunta tem como adicionar uma, e apenas uma, imagem ilustrativa. Também há configurações inferiores que permitem a duplicação e a exclusão da pergunta, assim como a configuração de pergunta obrigatória, que fará com que a pessoa só consiga seguir para a próxima seção ou enviar o formulário após responder a pergunta. Há também 3 bolinhas no canto inferior direito que além de adicionar uma descrição à pergunta, pode oferecer outras funcionalidades dependendo do tipo de pergunta, como: validação da resposta, caso seja uma pergunta aberta; ir para a seção com base na resposta, caso seja uma pergunta de múltipla escolha; ordenar as opções aleatoriamente, caso exista mais de uma opção de resposta para a pergunta; limitar a uma resposta por coluna, caso seja uma grade; incluir ano e hora, caso seja a pergunta de data; e optar por horário ou duração, caso seja a pergunta de horário.
Para a validação de resposta, o Google já possui validação de email, de URL, de comprimento (ou seja, número máximo ou mínimo de caracteres), de número (podendo ser maior, menor, igual, diferente, entre dois valores, um número inteiro, entre outros) e de expressão regular, no qual é possível definir o que contém ou não e se corresponde ou não à uma fórmula definida por você.
Por exemplo, para se garantir que a pessoa coloque um número de celular no formato (xx) 9xxxx-xxxx, pode-se usar a expressão: [(][0-9][0-9][)][9][0-9][0-9][0-9][0-9][-][0-9][0-9][0-9][0-9]. Ela indica que é necessário digitar um parênteses de abrir, depois dois algarismos entre 0 e 9, depois um parênteses de fechar, depois quatro algarismos entre 0 e 9, depois um hífen e por fim mais quatro algarismos entre 0 e 9. Ou também, para se garantir um CPF válido (xxx.xxx.xxx-xx), pode-se usar a expressão: [0123456789]{3}[.][0123456789]{3}[.][0123456789]{3}[-][0123456789]{2}. Ela indica que é necessário digitar três algarismos dentre os citados (0 a 9), depois um ponto, depois mais três algarismos dentre os citados (0 a 9), depois outro ponto, depois mais três algarismos dentre os citados (0 a 9), depois um hífen e depois mais dois algarismos dentre os citados (0 a 9).
Para a opção ir para a seção com base na resposta, você consegue escolher em cada alternativa qual a próxima seção a ser exibida se escolhida aquela opção, por exemplo em uma pergunta onde se questiona se a pessoa mora no Brasil, caso responda "sim", pode-se perguntar em qual estado ou cidade e caso responda "não" pode-se perguntar em qual país. Para o correto funcionamento é necessário que a pergunta configurada seja a última da seção.
Outra dica relativa as perguntas é que no caso de questões que ofereçam mais de uma resposta, é possível copiar uma lista que contenha "enter" de outros arquivos (por exemplo Word ou Excel) que cada linha da lista será adicionada à uma alternativa diferente, facilitando a criação de todas as opções de resposta.
Depois de criada toda a estrutura de seções e perguntas do formulário chega a hora de personalizar o tema, ou seja, adicionar imagem de cabeçalho e alterar cores e fontes. Para isso é necessário clicar no ícone de paleta de pintura no canto superior direito. Já existem diversas imagens disponíveis para o uso, caso opte por dar upload de uma imagem do seu computador para capa, lembre-se que o formato é super comprido horizontalmente e provavelmente irá cortar sua imagem se esta não for feita na proporção correta.
Do lado desse ícone de personalização há um ícone de olho, clicando nele você consegue visualizar como ficará seu formulário para quem for preencher, é muito útil para conferir ao longo da criação e também para dar a checagem final.
A medida que o formulário for respondido, é possível acompanhar o número de respostas pela aba "Respostas". Nela também são disponibilizadas as respostas presentes em três tipos de visualizações diferentes:
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resumo, onde mostra todas as respostas para todas as perguntas;
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pergunta, onde aparece todas as respostas de apenas uma pergunta por vez;
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e individual, onde aparece as respostas de todas as perguntas para cada uma das pessoas que preencheram.
Há também como criar uma planilha com todas as respostas, que inclusive é atualizada automaticamente a cada nova resposta enviada. Nessa aba, ainda há como permitir ou não o formulário a aceitar respostas e, caso não esteja aceitando, pode-se personalizar uma mensagem para aparecer para quem tentar entrar no formulário. Por último, nas três bolinhas no canto superior direito da aba, há outras configurações, como imprimir as respostas, receber notificação no email para cada nova resposta, fazer download das respostas e até excluir todas.
Ainda há mais configurações, no ícone de engrenagem (canto superior direito da página), onde pode-se escolher coletar email, enviar cópias das respostas para quem preencheu, limitar a uma resposta por conta, permitir ou não a edição das respostas após o envio e a visualização de gráficos e respostas (no caso de testes em que há respostas certas) pelos participantes. Pode-se também configurar para mostrar o progresso do preenchimento aos usuários que estiverem respondendo o formulário, para embaralhar as perguntas, para indicar link para novo preenchimento e editar mensagem de confirmação que aparece ao enviar o formulário. Além disso, há uma aba de testes, onde se configura pontuações e outros parâmetros usados em provas avaliativas.
Ao lado do ícone de engrenagem há um botão escrito "Enviar", clicando-se nele é possível realizar o compartilhamento do formulário por email, por link (se utilizar essa opção lembre-se de copiar o URL curto) e por meio das redes sociais Twitter e Facebook. Nessa parte também há como adicionar colaboradores, ou seja, outras contas que tem permissão de editar o formulário.
Como se não bastasse, nas três bolinhas no canto superior direito da página existem mais opções, que incluem: fazer uma cópia do formulário, movê-lo para a lixeira, imprimi-lo, adicionar colaboradores, configurar algumas preferências, selecionar complementos e gerar um link preenchido automaticamente. Este serve para quando você já quer direcionar uma resposta, por exemplo a confirmação na participação em um evento, e você já manda um link com a data certa do evento preenchida, a turma preenchida e outras informações que serão padrão para aquele público específico.
Por último, há complementos que são como extensões do Google forms e permitem ainda mais funções, como abrir e fechar o formulário automaticamente em datas pré-definidas, encerrar o recebimento de respostas após um determinado número de preenchimentos (bastante útil caso seja usado para inscrição em algo com número máximo de participantes) e muitas outras opções que podem ser pesquisadas no caso de necessidade.
Ufa, muita coisa, né? Já se sente mais confiante para criar formulários no Google? Baixe o PDF com o resumo e ilustrações para consultar sempre que precisar.
Também fiz um formulário de modelo com um exemplo de cada tipo de pergunta e várias configurações explicadas no post se quiser explorar as funcionalidades. Só peço que não edite o meu documento! Crie uma cópia no seu próprio drive e edite essa versão apenas!
Me conta o que não sabia e mais gostou de descobrir sobre o Google forms! Foi útil para você o texto?
