Como organizar melhorar o seu tempo?
A maioria das pessoas quer ter mais tempo, acha que assim conseguirá realizar mais. A verdade é que dificilmente você irá fazer mais com mais tempo, pois existe um grande sabotador nesse meio que é a procrastinação. O ser humano tende a diluir suas tarefas no tempo disponível, então mesmo tendo mais tempo, enrola e demora mais para realizar as coisas. Você já ouviu falar da frase: se quer pedir ajuda a alguém, peça a uma pessoa atarefada? As pessoas comumente vistas como ocupadas são as que possuem melhor organização do seu tempo e conseguem encaixar muitas atividades na sua rotina, dessa forma conseguem separar um momento específico para te ajudar, ao contrário das que tem pouca coisa e demoram a tomar uma atitude a respeito porque sabem que terão bastante tempo (mas, acredite, uma hora esse tempo acaba, antes que se perceba).
Além de auxiliar a desenvolver mais tarefas, com um planejamento fica mais fácil administrar seus afazeres para não perder prazos importantes e ainda evita, por exemplo, que você marque dois compromissos concomitantes ou se comprometa com algo que não dará conta. Ou seja, basicamente te ajuda a ser responsável em relação ao seu tempo, saber seus limites e não os ultrapassar. Isso é benéfico tanto para seu trabalho, pois reflete em maior eficiência, qualidade e, portanto, melhor competência, quanto para sua vida pessoal, pois assim você consegue efetivamente caminhar rumo aos seus objetivos, saindo da inércia e completando suas metas com maestria.
No contexto atual, em que a maioria das pessoas tem muitas tarefas e prazos curtos para cumpri-las, a boa organização do tempo se tornou uma prioridade para quem quer alcançar o sucesso. Muitos profissionais tentam resolver o maior número de obrigações durante o expediente e acabam não realizando todas as atividades de modo eficaz na maioria das vezes, o que gera retrabalho, sobrecarga e estresse. Aprender a como administrar o tempo de modo eficaz é fundamental para estabelecer uma rotina mais produtiva e tranquila. Isso evita a exaustão física e mental, a má alimentação e até a falta de criatividade. Esse desafio, porém, exige bastante empenho e disciplina.
O primeiro passo para se organizar é justamente estabelecer suas metas (lembra dos posts sobre maestria e metas?). Quando se tem uma noção geral de tudo que precisa ser feito com seus prazos e estimativas de duração, basta dividir as tarefas grandes em menores e separá-las no tempo disponível de modo realista e inteligente. Por exemplo, se quer conseguir um emprego, algo que não acontece da noite para o dia e envolve muita preparação anterior, primeiro liste tudo que você acredita que precise ser feito, desde atualizar seu currículo, e já estabeleça datas para cada uma das etapas de forma que não te sobrecarregue. Este é seu calendário macro de organização, ele deve sofrer poucas mudanças, somente em casos de grandes imprevistos.
Com esse controle básico já é possível ter boa noção do esforço que você terá de desempenhar. Então, semanalmente (ou diariamente, se preferir) você analisa o planejamento da semana e o organiza de forma micro, separando as atividades em dias ou turnos. Por fim, diariamente, você separa um tempo para avaliar o que desempenhou no dia e, caso tenha faltado algo, você reorganiza para uma data futura, não só colocando no dia seguinte, mas pensando em qual a urgência e a importância desta e das outras tarefas já programadas. Lembre-se que na maioria das vezes a vida não ocorre como planejada, revise os motivos de programado não ter dado certo, aprenda o que você pode melhorar, altere o que for possível e se organize novamente.
Você deve estar pensando "isso eu já sei, mas e aí?" ou "já tentei e não deu certo". Primeiro, se você já sabia disso e ainda não experimentou na prática, é como se não soubesse, é como comprar um carro e deixá-lo somente na garagem. Se você é do grupo que já testou, me diga, quantas vezes? Foi um dia, uma semana? Me diga, quando você aprendeu a andar, conseguiu de primeira? Hábitos levam tempos para serem moldados, persista na tentativa pelo menos por 3 semanas.
Já vou quebrar alguns argumentos usados contra a ideia de se programar assim:
1 - Esse método vai deixar minha agenda rígida, eu vou ficar limitado assim.
Não, na verdade a ideia não é te prender. Muito pelo contrário, pensar com antecedência nas tarefas a serem executadas ajuda a diminuir o estresse, reduz os imprevistos e melhora a rotina, tornando-a mais dinâmica e organizada. Uma boa dica se você tem problema com esse quesito é só determinar o dia que realizará, não turnos nem horários. No fim, você perceberá que essa estratégia traz, na verdade, uma enorme sensação de liberdade, pois você estará no controle do seu tempo.
2 - Assim eu só vou trabalhar/ estudar e não vou aproveitar a vida, nem descansar.
Também não, inclusive parte da organização é saber separar tempos livres para assegurar sua saúde mental e estabilidade emocional. Mais adiante vou citar as regrinhas boas de serem seguidas para uma melhor organização!
3 - Eu não tenho agenda para fazer essas anotações.
Não tem nenhum problema não ter ou não gostar de agenda, seja física ou digital. Procure um app (Trello talvez), teste um planner, cole post-it na parede do seu quarto, mande as tarefas do próximo dia no seu grupo individual do WhatsApp (quem não tem uma conversa só com você, não é mesmo?), anote no seu diário... Existem diversas opções entre softwares, sites, aplicativos e ferramentas físicas, de bullet journal a bloco de notas
Pensou em mais alguma coisa que te impede? Tudo tem uma solução, basta você procurá-la. Algumas dicas simples podem ser aplicadas para te ajudar a gerenciar melhor o tempo a fim de, inclusive, encontrar um equilíbrio entre corpo e mente e entre vida pessoal e profissional. Vamos a elas:
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Lista mestra - ela é o que te dará foco quando sobrar um tempo na sua rotina, aproveite para adiantar o que está listado, nada do que a sensação de fazer mais do que o programado, né?
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Pomodoro - essa é uma técnica muito boa de divisão de tempo, consiste em 25 minutos de concentração total e 5 minutos de descanso (os valores podem variar), a chave é seguir realmente, é marcar o tempo e começar e parar o mais pontualmente possível, assim como utilizar bem o tempo de descanso. Existem diversos apps dessa técnica, ou você pode simplesmente configurar seu cronômetro/ despertador do celular.
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Organizar seu ambiente de trabalho ou estudo - pode parecer que não tem nada a ver com o tempo, mas um local bagunçado te ajuda a distrair mais facilmente e também dificulta na hora de achar as coisas necessárias, além de que pode te gerar ansiedade e preocupação por arrumá-lo. Ainda mais em tempos de EaD e home office, uma mesa limpa pode ser um diferencial.
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Saber estimar bem as suas tarefas - na hora do planejamento você não tem certeza do tempo que irá gastar realmente e o quanto mais consciente a esse respeito você for, melhor, principalmente quando se subestima a duração de uma atividade. Por isso é muito importante que você tenha um acompanhamento e um registro do seu desempenho passado, para isso pode usar um rastreador de hábitos.
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Encaixe os estudos ou os trabalhos depois de já ter determinado seus compromissos de saúde e outras atividades fixas (foco nesse item que é um grande ponto de erro) coloque o tempo que você vai gastar com sono, alimentação, higiene, exercícios físicos, descanso e tudo mais que não pode deixar de fazer antes de acrescentar suas tarefas, dessa forma você garante que está utilizando apenas o tempo real disponível.
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Saiba priorizar e delegar tarefas - você não precisa dar conta de tudo, mesmo que o trabalho/faculdade/escola esteja te exigindo muito, avalie a importância, a urgência e, se conseguir delegar, delegue, são pequenas coisas que podem fazer a diferença, como fazer um email, buscar uma encomenda.
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Faça coisas rápidas na hora - existe uma regra chamada de regra dos dois minutos, ela diz que se uma coisa demora menos de 2 minutos para ser completada, faça na hora. Os objetivos são três, primeiro: evita que você fique constantemente se recordando daquilo, ou seja, aumenta sua concentração; segundo: impede de acumular muitas microtarefas no final (que aí sim irão levar mais tempo); e terceiro: assegura que as atividades seja feitas e não esquecidas.
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Divida o tempo entre diferentes tarefas - esse simples fato te ajuda a descansar a mente e você ainda consegue ter noção do tempo completo para finalizar cada tarefa (por exemplo, se ficou 1h arrumando o quarto e conseguiu arrumar metade e ficou 1h lendo para alguma pesquisa e só conseguiu avançar 20%, claramente precisará dedicar mais tempo na pesquisa do que na arrumação, mesmo que não tenha previsto isso no planejamento).
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Considere tempo extra - sua organização precisa contar com tempo para imprevistos, seja novas demandas, seja tempo necessário maior que o programado. Se previna de estresse desnecessário já se planejando.
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Evite a procrastinação - aqui é a mesma lógica das tarefas de 2min, se você planejou um projeto para ser feito em 6 semanas, se organize para fazer 1/6 por semana. Se procrastinar, vai ter que fazer tudo na última semana, vai dar tempo? Vai ficar com a melhor qualidade possível? (Esse também é um tema que está no planejamento)
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Aproveite cada momento do seu tempo - se sobrou tempo entre dois afazeres, ao invés de perder tempo em rede social, leia sua lista de tarefas, olhe sua programação e adiante algo. Pode ser desde um alongamento/ meditação ou até limpar sua caixa de emails.
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Saiba dizer não e saiba negociar - além de delegar, que já foi citado, é importante que saiba conversar com as outras pessoas de forma a encaixar os prazos na sua rotina. Se você sabe que vai ser uma semana cheia, você pode pedir um tempo maior, geralmente várias atividades podem ser adiadas ou remanejadas sem prejuízos.
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Tenha foco e evite distrações - várias dicas anteriores já ajudam no foco, tem outra muito importante também que é ter o hábito de terminar o que começou antes de iniciar outra tarefa. E, caso seja interrompido, antes de se desfocar completamente, faça uma anotação que possa te auxiliar para uma volta mais rápida.
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Trabalhe em equipe - já ouviu falar sobre chamar um amigo/familiar para se comprometer em algo com você? Funciona! Se você tiver dificuldade para estipular o prazo sozinho, reúna-se com alguém, quando mais de uma pessoa está comprometida com as tarefas, fica mais fácil lidar com o tempo, pois um colega ajuda o outro. O trabalho em equipe pode ser muito mais rápido e prazeroso do que um trabalho que é feito sozinho e sem ajuda.
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Tenha disciplina e comprometimento - por último, mas longe de ser o menor importante, seguir o que foi planejado é essencial para obter êxito no gerenciamento do tempo. Ninguém vai fazer isso por você, só depende da sua atitude.
Para finalizar, não se esqueça de 5 aspectos básicos e importantes:
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Visualizar a conquista (alô mapa dos sonhos!) para te motivar e manter o foco;
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Contar com imprevistos, eles sempre vão acontecer, logo seja flexível;
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Aproveitar seu tempo com execução útil, sem procrastinação e sem distrações (a sua lista mestra te ajuda aqui!);
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Entender a importância do descanso e do tempo livre. Essa dica pode parecer apenas um item a mais nas suas tarefas diárias, mas reflete positivamente na sua produtividade e na sua qualidade de vida;
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E fique satisfeito consigo mesmo! Mesmo que não tenha conseguido (ainda) alcançar tudo que planejou, reconheça as pequenas conquistas na direção correta!
Evite também os 5 principais erros:
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Não ter limites - trabalhar mais não é sinônimo de render mais, cuidado!
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Não ter equilíbrio - você precisa descansar e ter um tempo para si, não só alcançar suas metas;
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Não ser realista - não se compare com os outros, seja o seu 1% melhor todo dia;
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Não ter compromisso - adiar tarefas pode, vai acontecer muito, adiar sempre é que não pode;
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Não priorizar - reúne os 4 itens anteriores, comece pelo que é mais importante para você!
Você também sofre com esses erros? E com a falta de tempo? Como você lida com isso? Como anda a gestão do seu tempo? Você tem conseguido desempenhar o que se propõe? Você tem conseguido sentir maestria com sua vida? Esse foi um assunto pedido, que é super importante, ainda mais com a pandemia!