How to use PowerPoint?
Todo mundo já viu uma apresentação de PowerPoint e muito provavelmente também já fez uma. O Power Point foi uma das primeiras e é uma das mais famosas ferramentas utilizadas para criar apresentações, desde para palestras, atividades em escolas e faculdades, propostas profissionais, demonstrações institucionais, cursos e para muitos outros objetivos.
O PowerPoint é um dos aplicativos do pacote Office e é requisito para muitas vagas, já que no ambiente corporativo é extremamente comum o uso de apresentações para divulgações internas e externas. O que diferencia esse modelo das outras formas de comunicação é principalmente o formato no que as informações são dispostas nos slides.
As apresentações possuem formato horizontal, pois são feitas em telas de computador ou reproduzidas por projetores em telões. Atualmente, com a pandemia, a maioria das apresentações tem sido feita de forma virtual, mas mesmo antes elas já acompanhavam quase todas as explicações que possuíam um conteúdo um pouco mais profundo, como apoio a fala.
Os slides de um PowerPoint ou semelhantes possuem a função de ilustrar ou de chamar atenção para o que está sendo dito, ressaltando ou resumindo as informações importantes, portanto atua como um complemento da oratória. Dessa forma eles são elementos que necessitam de uma atenção especial na sua confecção, não basta simplesmente transcrever tudo o que será dito.
Por ser um modo de comunicação visual, mesmo que também contenham palavras além das imagens, o design é algo que se deve ter atenção. Visualmente os slides devem chamar a atenção do público e devem conversar com o tema que está sendo tratado, para isso é essencial conhecer o assunto e o público da apresentação da qual se vai construir um PowerPoint.
Uma vez que seu foco principal é transmitir uma mensagem de interesse às pessoas, o segredo de uma boa apresentação de slides é saber dispor os conteúdos de qualidade em um formato que destaque os pontos principais, se conectando com os telespectadores e gerando neles as emoções que se deseja. Para isso não existe receita, cada PowerPoint deve ser personalizado.
Uma apresentação de qualidade é aquela que, ao fim, o público sente que você resolveu suas dúvidas e problemas. Logo, o público é a alma da sua apresentação. É a partir dele que você decidirá sobre o que falar, e o mais importante ainda, como você fará isso. Desse modo, essa é a primeira resposta que você deve ter bem clara, qual é o seu público?
A partir daí, tem-se de ter em mente que toda apresentação é uma história e, como qualquer outra, ela deve ter um começo, um meio e um fim. Assim, comece construindo e organizando o conteúdo fora dos slides antes de montar a sua apresentação na ferramenta. Não se esqueça que é preciso que o conteúdo conecte as ideias para que elas façam sentido na cronologia da apresentação.
Outro ponto muito importante a se pensar é a mensagem central que se quer transmitir. É sempre bom ter em mente um resumo geral da sua apresentação em uma frase objetiva. Sei que não é uma tarefa fácil, portanto invista algum tempo nisso. Estabelecer essa frase será útil ao fechar sua apresentação e deixar a mensagem clara, forte e evidente para público.
Além disso, as imagens são extremamente importantes em uma apresentação de slides, dessa forma as escolha de forma inteligente. Busque pelas que representem e transmitem o mais fielmente o que você deseja, provocando sensações, despertando emoções e criando conexão com o público. Nem preciso falar que as imagens precisam ser de alta qualidade, né?
Na internet é possível encontrar dezenas de bancos de imagens com fotos, vetores, gifs e outros formatos incríveis para criar apresentações inesquecíveis (o próprio PowerPoint tem!). Apenas se deve ter em mente que não é para usar imagens por usar. Elas devem ser de acordo com o tema e ajudar a aproximar a solução do problema do seu público, assim elas realmente impressionam.
Mais um aspecto de destaque é a tipografia, esta não deve ser a mesma usada em um documento de texto, já que ajudam no design visual e a despertar emoções no público. Para escolher corretamente a fonte retome o objetivo e o público da sua apresentação, ela deve ser usada para manter a atenção e o interesse pelo que você está dizendo.
Cuidado nessa parte, a tipografia deve ser legível confira o contraste com o fundo e o tamanho da fonte. Uma dica é usar uma mesma fonte de formas diferentes, por exemplo alternando tamanho, efeito, maiúscula e cor para dar destaque. Não transforme, no entanto, sua apresentação em um carnaval, mantenha o bom senso e use no máximo duas fontes e três cores para elas.
O mesmo não deve ocorrer com a disposição dos elementos, menos é mais. Cuidado para não lotar o espaço de informações, sejam palavras ou imagens. Não abuse das cores também, mantenha um padrão e utilize uma dupla ou um trio base, ue não sejam exageradamente fortes e que se complementem. Organize tudo de forma lógica, de cima para baixo e, da esquerda para a direita.
Por último, mas não menos importante, respeite as margens. Tanto a beleza estética quanto a legibilidade agradecem. Primeiramente, podem ser cortadas algumas partes do slide para se adequar ao formato da tela na hora de apresentar. Além disso, é muito desconfortável ler uma frase que começa em um canto e termina no extremo oposto, usar espaçamentos nos 4 lados é essencial.
Nos slides, tente usar o menor número de palavras possíveis, resuma o conteúdo que quiser passar, deixando em tópicos simples. O rei do marketing, Seth Godin, diz que devemos ter apenas seis palavras por slide. Mas claro que não precisa se ater rigidamente a isso. O número total de slides também não deve ser exagerado, use palavras-chave para transmitir sua mensagem principal. Mantenha também uma identidade visual coerente do início ao fim.
A abertura e a finalização são as partes mais importantes, ter um início forte e atrativo garantirá uma maior atenção durante o resto da apresentação. Sua introdução precisa resumir brevemente o que você vai falar e por que é útil ou relevante para seu público. A conclusão é onde você retorna à sua declaração original e retoma os pontos importantes e como colocar em prática o que aprenderam.
Ao longo da apresentação abuse de setas, fluxogramas, esquemas e formatos geométricos, esses elementos transmitem noção de conexão e continuidade. Por outro lado, não exagere com os efeitos de animações e as transições, eles podem sobrecarregar a apresentação desnecessariamente. Quando precisar mostrar tabelas e gráficos, procure os refazer no próprio PowerPoint se puder, os deixa muito mais agradáveis e coerentes com o resto.
Em resumo, seu principal objetivo deve ser criar um material ilustrativo eficiente para a sua apresentação de slides. Por isso, lembre-se de incluir apenas o que é indispensável, pois esse material está ali como apoio. Os slides são mais eficientes quando feitos para proporcionar uma experiência visual que acrescente algo às palavras. Logo as imagens devem ser muito bem escolhidas, relacionadas com a fala sem serem complexas demais. Não deixe de conferir o PDF com instruções e dicas sobre o PowerPoint para deixar suas apresentações ainda melhores!
Por último, ainda trago os 4 princípios básicos do design para te ajudar na disposição dos elementos e formatação geral dos slides:
1 - Contraste: tem o objetivo de chamar atenção. É importante evitar elementos meramente similares em uma página, sempre os diferencie. O contraste costuma ser a mais importante atração visual de uma página. Por isso, deve de ser feito direito, com dois extremos para deixar clara a diferença. O contraste cria interesse pela leitura e auxilia na organização das informações, dando destaque para o que merece sem confundir o leitor ou criar um foco errado.
2 - Repetição: tem o objetivo de manter um interesse visual. A repetição ajuda a criar uma organização e fortalece a unidade. Logo, repita os elementos, como cor, textura e tamanho, entre as páginas da apresentação. Procure também manter um padrão de configuração de títulos e subtítulos, de margens, de tópicos, de posição, de formatos de imagens e de outros elementos estéticos. Não subestime o interesse visual de uma página, ela confere consistência e deixa a leitura mais agradável, porém não deve ser feita com excessos.
3 - Alinhamento: tem o objetivo de unificar. Tudo deve ter uma posição estratégica na página, tendo uma ligação visual com outro elemento, de forma a manter a aparência limpa, sofisticada e suave. O alinhamento centralizado é o mais usado, mas nem sempre é o melhor. Cuidado também com justificado, pois forma espaços vazios estranhos entre as palavras. Entre textos e imagens, tente alinhar de forma que a linha guia seja a própria margem da imagem. E nunca misture alinhamentos diferentes.
4 - Proximidade: tem o objetivo de organizar. Itens relacionados entre si devem ser agrupados, para se tornarem uma unidade visual única e reduzir a desordem. A proximidade também deixa os espaços em branco mais atrativos. Preste atenção em quantas vezes seus olhos param nos elementos visuais, tente limitar esses grupos de interesse em 3 a 5 por página. Portanto, deixe bem claro a relação entre os itens aproximando-os e não relacione elementos que não deveriam estar agrupados, separe-os.
Sempre formate para perfeição. Edite implacavelmente. Não esqueça da revisão: no fim, após colocar todos os elementos, revise primeiro a gramática, apenas lendo tudo que foi escrito, depois revise apenas o design, reparando nas cores, posições, tamanhos, fontes e elementos em geral. A visualização em miniatura permite identificar os padrões e as diferenças mais facilmente. Se possível, peça a revisão de um amigo externo. Um novo par de olhos pode fazer milagres quando se trata de refinar sua apresentação.
Antes de começar, na falta de inspiração, faça um esboço do que imagina e vá adaptando ao longo da montagem dos slides. Pode usar templates prontos para iniciar também, com o tempo você modificará e até criará os seus próprios. A melhor dica para ter ideias é olhar outras apresentações prontas e, ao identificar uma que gostou, elencar quais elementos dela que acha que poderia repetir para ficar bom.
Você sabia tudo isso sobre apresentações de slides? Já era super craque no PowerPoint ou achou dicas valiosas no PDF? Espero que suas apresentações sejam melhores a partir de hoje!