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Do you want to be productive?

      Produtividade é a capacidade de realizar o melhor e o maior volume de trabalho possível com a menor quantidade de recursos necessária. Devido a sua característica de otimização, seja do tempo, do dinheiro ou do esforço, ela é muito buscada e valorizada, principalmente no mundo corporativo.

       Um senso comum, e errôneo, é que ser produtivo é sinônimo ser ocupado. Realmente ocorre que, quando as pessoas sabem como produzir mais em menos tempo, elas conseguem adicionar mais atividades na sua rotina, o que pode ser facilmente confundido com ser atarefado. Porém, as pessoas produtivas sabem que não precisam fazer as coisas com pressa (muitas vezes mal feitas) e nem lotar seu dia para conseguirem produzir muito.

    A realidade é bem o contrário, geralmente essas pessoas sabem equilibrar os diversos aspectos da sua vida. Assim, elas evitam os excessos, principalmente de sobrecarga e de estresse, pois sabem que momentos de descanso, de autocuidado, de exercícios físicos, entre outros, são essenciais para manter sua energia, sua motivação e, principalmente, sua produtividade.

       O que significa ser produtivo na prática?

   Produção e produtividade, apesar de graficamente parecidos, são dois conceitos bem diferentes. Produção se refere a capacidade total de entrega, seja de uma empresa, de uma equipe, etc. Já produtividade se relaciona à estratégia e aos processos que aprimoram o resultado, que não precisam necessariamente aumentar a produção.

     Produtividade consiste basicamente em fazer as coisas de forma eficiente e, para isso, é preciso conhecer bem o processo assim como conseguir organizá-lo de uma maneira inteligente. Nesse caso, é necessário, além de planejar adequadamente, executar com responsabilidade e com disciplina. É importante também saber priorizar, afinal fazer tudo é absolutamente impossível (lembra do equilíbrio?).

     Ser produtivo não é simplesmente fazer muito, principalmente quando não se tem um objetivo real por trás ou quando não se presta atenção ao nível de qualidade da entrega. A primeira coisa que você precisa ter claro é: o que eu espero com isso? Se você não sabe nem se faz sentido para você se esforçar por aquilo, para quê você quer produtivo nisso? Busque tarefas que te fazem feliz e te satisfazem de alguma forma, ou que sejam essenciais, e não busque apenas atividades por fazer.

       Qual o segredo para a produtividade?

       Existem diversas técnicas e dicas para aumentar sua produtividade, mas um quesito é sempre fundamental: a felicidade. Uma pessoa feliz é uma pessoa mais motivada, mais disposta e mais empenhada. Naturalmente essa pessoa é mais produtiva. Estudos comprovam que uma pessoa positiva é 30% mais produtiva que uma neutra.

       Temos buscado muitas vezes encontrar o que nos faz feliz, sendo que, na verdade, podíamos estar buscando ser feliz com o que já temos, fazemos ou somos, em vez de procurar do lado de fora por uma coisa nova. Atualmente, achamos que o que conquistamos é insuficiente e ficamos empurrando a noção de felicidade para algo fora do nosso alcance atual. Acreditamos que precisamos estudar muito e trabalhar muito para sermos bem sucedidos e, consequentemente, felizes.

     Sabia que apenas 25% do sucesso é previsto pelo QI? Os outros 75% são pelos níveis de otimismo da pessoa! Vamos virar essa chave e começar a aproveitar o que temos e somos atualmente! Temos que parar de empurrar o nosso sucesso para fora do universo cognitivo e parar de achar que nunca é suficiente! O mundo externo prevê apenas 10% da nossa felicidade a longo prazo, os outros 90% dependem somente de nós mesmos. Esses e outros dados interessantes estão no TED do Shawn Archor: "O segredo alegre de um trabalhador melhor". 

        Mas então, como melhorar a produtividade?

     Em equipes, pode-se começar engajando as pessoas, mantê-las motivadas, padronizar os processos (mas não torná-los rígidos), investir em tecnologias, incentivar a confraternização, incluir lazer e descanso, estimular as novas lideranças, promover uma melhor comunicação e até acompanhar os indicadores e estabelecer metas e benefícios. Basicamente fazer tudo que ajude o colaborador a se sentir mais parte do time e da empresa melhora sua produtividade.

      No âmbito pessoal, pode-se começar por tarefas simples para entrar no ritmo, acompanhar sua evolução, curtir o momento de cada atividade, propor metas e recompensas, buscar uma metodologia com a qual se identifique, quebrar grandes desafios em tarefas menores, reconhecer seus limites, identificar e priorizar as atividades mais importantes e urgentes, e não buscar a perfeição (ou seja, saber parar quando a conclusão é subjetiva).

       O que afeta sua produtividade? Tanto positivamente quanto negativamente?

    Existem vários aspectos que são positivos, assim como diversos outros que são negativos. Conheça alguns que provocam uma rotina ineficiente e pouco otimizada, logo com baixa produtividade:

  • Falta de organização: a incerteza do que deve ser feito atrapalha um bom trabalho, tanto pessoal quanto empresarial. Por isso, estruture suas tarefas e mantenha o alinhamento e a comunicação eficientes em grupos.

  • Falta de responsabilidade: produtividade exige esforço prática, portanto se dedique em prol dos objetivos. Em uma equipe, faça divisões benéficas e bem definidas das atividades.

  • Falta de priorização: não adianta apenas fazer por fazer, se aquilo não é o que vai te levar adiante. Saiba o que é importante e estratégico, priorizando as ações.

  • Falta de criatividade: nem sempre o que funciona pro outro também funciona para você, como a criatividade também consiste em pensar em novas formas de realizar a partir de poucos elementos, ela é um acelerador da produtividade.

  • Falta de tecnologia: nas empresas esse fator é mais claro, mas na vida pessoal também é possível usufruir de ferramentas que te ajudam, pode ser o Trello, a Matriz de Eisenholwer, a técnica pomodoro...

  • Falta de cuidado com a saúde: o cansaço é inimigo da eficiência. Equilibre seu bem-estar e suas obrigações e faça seu melhor possível dentro dos seus limites!

        O que você ganha eliminando esses fatores?

        Conheça alguns dos benefícios de uma rotina produtiva:

  • Gestão eficiente do tempo

  • Inovação em processos

  • Economia de recursos

  • Mais agilidade

  • Para empresas:

    • Mais competitividade

    • Redução de custo

        Vamos de dicas valiosas então?

        Saiba o que mais você pode fazer para aumentar exponencialmente sua produtividade:

  • Defina objetivos claros: saiba onde quer chegar (confira o post sobre isso!)

  • Estabeleça metas: escolha os passos necessários para alcançar o que deseja (tem post sobre isso!)

  • Acompanhe sua evolução: escolha métricas e as avalie (tem post também!)

  • Registre suas ideias na hora: para não perdê-las e desenvolvê-las (lembra da lista mestra?)

  • Saiba dizer não: fazer tudo é impossível, priorize o importante (tem post sobre matriz de Eisenholwer!)

        No home office também é possível melhorar! Se liga:

  • Evite barulhos

  • Organize sua mesa

  • Preste atenção nos hábitos negativos

  • Tenha plantas

  • Anote seus afazeres

  • Cuide da saúde (sono, atividade física e alimentação)

  • Planeje seu dia dentro dos seus limites

      Lembre-se que a ausência de doenças não significa saúde. Ter poucas atividades não significa improdutividade, assim como ter muitas tarefas não significa produtividade. Na sua vida tem algo que sente que está sendo improdutivo? Qual seu parâmetro para analisar isso? Está se comparando com os outros? Está tentando buscar o inalcançável? Reflita.

©2024 Ser de Maestria. Produced by Bárbara Barnabé.

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